Thứ Tư, 9 tháng 2, 2022
TẠI SAO NGƯỜI MUA HÀNG VẮNG MẶT TRONG CÁC CUỘC HỌP BAN GIÁM ĐỐC?
Sự thật là trước đó, bộ phân mua hàng vắng mặt trong các cuộc họp ban giám đốc, họ chỉ báo cáo gián tiếp qua giám đốc nhà máy. Nói một cách khác là họ chưa bao giờ được ngồi cùng với ban giám đốc trong các cuộc họp quan trọng để phát triển chiến lược, mục tiêu của tổ chức.
Rồi bỗng một ngày, hàng loạt rủi ro ập đến, nào là đại dịch covid, nào là chiến tranh thương mại, nào là chiến tranh Nga và Ukraina đã khiến hàng tá những vấn đề nổi lên: nhà cung cấp tăng giá, khan hàng, nhà cung cấp giao hàng chậm trễ, nhà cung cấp giao hàng lỗi…vv Đứng trước các đợt sóng ập đến doanh nghiệp, tình thế buộc Ban giám đốc phải nhìn nhận lại vị thế của người mua hàng và đưa họ vào ghế ngồi trong các cuộc họp với bán giám đốc, ngay cả những cuộc họp nóng – đột xuất của công ty. Bởi nếu không giải quyết ngay các vấn đề này thì công ty có thể dẫn đến tạm ngưng hoạt động hoặc đóng cửa. Chưa bao giờ, ban giám đốc lại coi trọng phòng mua hàng như bây giờ. Thậm chí có nhiều công ty, phòng mua hàng phải ăn dầm ở dề trong công ty cả vài ngày, họp công ty đến 8 hoặc 9 giờ tối là chuyện thường xuyên. Phòng mua hàng như là trọng tâm, là tiêu điểm trong công ty. Phòng mua hàng và phòng bán hàng là hai phòng đầu sóng ngọn gió đứng trước các cơn bão táp của thị trường đầy biến động như hiện nay. Sở dĩ tại sao phòng mua hàng lại được ưu ái trong các cuộc họp cảu ban giám đốc như vậy chính là thế giới đang trong một thời kỳ thời kỳ mà thách thức và rủi ro quá lớn trong chuỗi cung ứng toàn cầu, mọi thứ thay đổi từng ngày thậm chí là từng giờ.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về cấu trúc phòng mua hàng, cấu trúc công ty nhằm đặt phòng mua là trung tâm của chuỗi cung ứng để ứng phó với tình hình đầy biến động như hiện nay.
Chuyên gia tư vấn: Ms Trần Thị Hạnh Mai ..............
Skype, zalo, điện thoại: 0986 970 683 ....................
Email: supplychaincontrolclub@gmail.com ...................
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc .........
Blog (chia sẻ kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng):
http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com ................
http://answerpurchasingandsupplychaincontrol.blogspot.com
KHÓA DỰ ĐOÁN TRONG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG
(PURCHASING AND SUPPLY CHAIN FORECASTING)
CẤP ĐỘ CƠ BẢN - LEVEL: BASIC
PHIÊN BẢN - VERSION: 1.0
https://control.edu.vn/du-doan-xu-huong-thu-mua-online-15122022
KHÓA HỌC: CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CHI PHÍ MUA HÀNG
CẤP ĐỘ CƠ BẢN - LEVEL BASIC
PHIÊN BẢN 2.0 - VERSION: 3.0
https://control.edu.vn/khoa-hoc-chien-luoc-quan-ly-chi-phi-mua-hang-2022
KHÓA ĐÀM PHÁN MUA HÀNG TOÀN CẦU
CẤP ĐỘ CƠ BẢN - LEVEL BASIC
PHÊN BẢN 3.0 - VERSION: 3.0
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT THU MUA VÀ CHUỖI CUNG ỨNG VICC
Trụ sở: Số 72 Lê Thánh Tôn, Quận 1, HCM
Web: http://control.edu.vn
https://www.facebook.com/kiemsoatchuoicungungVICC
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/lQqAhGz8aO
Thứ Hai, 2 tháng 10, 2017
GIÁ TRỊ THAM CHIẾU TRONG MUA HÀNG, NGUYỄN TUẤN ANH VÀ NHỮNG CÔNG SỰ, 2015
GIÁ TRỊ THAM CHIẾU TRONG MUA HÀNG
Người thực hiện nghiên cứu: Nguyễn Tuấn Anh.
Trưởng nhóm hỗ trợ tìm kiếm (SRT), Thành viên nhóm R&D, Ban R&D, VICC.
Chuyên môn: Cử nhân quản trị tài chính, (Đại học WKU, Mỹ).
MBA, Western Kentucky University, Mỹ.
Nghiên cứu tiến sỹ tại University of Texas at Arlington, Mỹ.
Đề tài nghiên cứu: quản lý danh mục đầu tư và mua bán sát nhập.
Hỗ trợ tìm kiếm thông tin: Trần Văn Trường
Nhóm hỗ trợ tìm kiếm (SRT), Ban R&D, VICC ,
Chuyên môn: Cử nhân quản trị marketing, (Đại học WKU, Mỹ)
Kiểm duyệt thông tin: Trần Thị Hạnh Mai
Trưởng ban R&D, VICC
Chuyên môn: Kiểm soát nội bộ, CFA
I/ Định nghĩa về giá trị tham chiếu (benchmark) và giá trị tham chiếu trong mua hàng (benchmark in procurement)
1. Định nghĩa
- Giá trị tham chiếu (danh từ) - benchmark, là tiêu chuẩn, hoặc tập hợp các tiêu chuẩn, được sử dụng như là giá trị tham khảo để đánh giá hoạt động hoặc cấp độ của chất lượng. Giá trị tham chiếu có thể được rút ra từ kinh nghiệm của một công ty, từ kinh nghiệm của các công ty khác trong cùng ngành, hoặc từ những yêu cầu mang tính chất pháp luật ví dụ như luật môi trường
-Lập giá trị tham chiếu (động từ) - benchmarking, là hoạt động đánh giá (vấn đề nào đó) bằng việc so sánh với chuẩn
-Lập giá trị tham chiếu trong mua hàng - procurement benchmarking[1], là quy trình đánh giá các yếu tố khác nhau liên quan đến việc mua hàng của tổ chức so với chuẩn của ngành. Các yếu tố bao gồm giá, vận chuyển, nợ phải trả cho hàng hóa đã mua. Mục tiêu là tiếp tục phát triển và tạo điều kiện bám sát thị trường nhất có thể.
2. Khi nào cần sử dụng giá trị tham chiếu?[2]
* CPO quan tâm về hoạt động hoặc nhận ra nhu cầu cần thay đổi
* Sau khi sát nhập/ hợp nhất công ty
* Làm việc như chuyên gia tư vấn, người làm hợp đồng
* Giám sát nội bộ
* Để phù hợp với một chương trình thay đổi rộng hơn
* Khi muốn tách biệt và đứng đầu trong lĩnh vực của mình (Best-in-class benchmarking[4])
Ghi chú: Những thị trường khác nhau sẽ có những yêu cầu khác nhau- ví dụ về công ty sản xuất thực phẩm lớn, công ty chuyên về dịch vụ toàn cầu, công ty sản xuất kĩ thuật, văn phòng chính phủ… Ngoài ra, quy mô, thị trường, địa điểm, vv.. – tất cả đều ảnh hưởng đến việc lập giá trị tham chiếu
3. Lập gia trị tham chiếu so với điều gì?
Có một số lựa chọn sau:
* So với chính mục tiêu, tiêu chuẩn, tham vọng của công ty
* So với đối thủ cạnh tranh về hoạt động, quy trình
* So với các công ty khác- công ty ngang hàng hoặc chuẩn ở các ngành khác nhau
* Một chuẩn bên ngoài (dựa trên các nguồn khác nhau, kể cả tố chức khác)
4. Ai sẽ sử dụng giá trị tham chiếu
Dù là ai thì đều có mặt lợi và mặt hại:
* CPO
* Nhân viên- nhân viên mua hàng hoặc/ và nhân viên khác trong công ty
* Các bên tư vấn độc lập bên ngoài – từ chuyên gia (độc lập) đến các tổ chức lớn
* Các viện nghiên cứu, học thuật (CIPS, CAPS, IIAPS, vv)
CIPS[5] :The Chartered Institute of Procurement & Supply, Viện nghiên cứu về cung ứng và mua hàng, là viện nghiên cứu đa quốc gia đặt tại Vương Quốc Anh chuyên về chuỗi cung ứng và mua hàng
CAPS[6], Trung tâm nghiên cứu CAPS được thành lập bởi Trường kinh doanh W.P. Carey của đại học bang Arizona (Mỹ) và Học viện quản lý nguồn cung. Từ năm 1986, Trung tâm nghiên cứu CAPS chuyên cung cấp những báo cáo nghiên cứu mang tính thực tiễn, xuyên suốt cho các doanh nghiệp thành viên và các góc nhìn chuyên sâu cho cộng đồng như là một tổ chức phi lợi nhuận dẫn đầu về nghiên cứu chuỗi cung ứng.
IIAPS, Viện nghiên cứu quốc tế về mua hàng và chuỗi cung ứng cấp cao. Hoạt động chính của IIAPS là cung cấp các đánh giá về lập giá trị tham chiếu để giúp các tổ chức và cá nhân lập giá trị tham chiếu cho chính mình, cho các công ty tầm quốc tế trong ngành của mình.
Ví dụ về các viện bên ngoài hoặc các bên ngọa cảnh: Viện logistic; Viện nghiên cức chuỗi cung ứng quốc tế; các công ty tư vấn đến từ các lĩnh vực khác nhau; các công ty tư vấn với các chuyên môn riêng biệt
5. Quy trình lập giá trị tham chiếu?
Làm thế nào để chúng ta, hoặc bên thứ ba, lập giá trị tham chiếu?
*Dựa vào các kết quả do công ty đạt được
* Thống kê ma trận/ các chỉ số đánh giá- nói chung là sử dụng các con số ( ví dụ: báo cáo của CAPS)
*Phỏng vấn
*Đặt câu hỏi
*Phân tích (đọc nhiều tài liệu và thảo luận)
*Kết hợp các cách trên (tất cả hoặc một vài cách)
II/ Giới thiệu nghiên cứu về giá trị tham chiếu trong mua hàng của các tổ chức khác nhau trong giai đoạn 2011-2013
A/ KPMG (2012)
Khả năng hình thành chính sách mua hàng cho một tổ chức cũng như báo cáo và quản lý là chìa khóa để đạt được vai trò chiến lược cho mua hàng. Tuy nhiên, phần lớn các công ty trong khảo sát thuộc các lĩnh vực khác nhau đều có chung ý kiến về một mức độ trưởng thành ơ đây, nghĩa là trong khi chính sách là bằng chứng cho việc hình thành mối quan hệ trong tổ chức, nó không hoàn toàn được gắn vào quy trình mua hàng. Kết quả là, nhiều tổ chức mua hàng cảm thấy bị trói buộc vào các vấn đề quản lý liên quan đến nhà cung cấp, mua hàng ngoài hợp đồng, vân vân và bỏ lỡ các cơ hội để cải thiện vị thế tài chính
Các câu hỏi khi lập giá trị tham chiếu cho mua hàng do KPMG gợi ý:
1. Có phảichức năng mua hàng tạo ra giá trị tối đa cho công ty bằng việc tập trung vào kết quả cuối cùng hơn là chi phí không?
2. Các bên hữu quan (stakeholders) đã toàn tâm toàn ý tham gia vào sự phát triển xây dựng chiến lược của mua hàng không, và nếu có thì điều này ảnh hưởng thế nào đến chiến lược của toàn tổ chức?
3. Chức năng mua hàng có ảnh hưởng đến hơn 80% khoản chi?
B/ CAPS (2011-2013)
Nghiên cứu 153 công ty khác nhau thuộc 12 ngành nghề để lập nên bảng giá trị tham chiếu này:
No.
|
Giá trị tham chiếu
|
Trung bình
| ||||
2012
|
2011
|
2010
| ||||
1
|
Khoản chi cho hoạt động quản lý chuỗi cung ứng so với lợi nhuận (%)
|
47.14%
|
46.83%
|
46.61%
| ||
2
|
Tỉ lệ (%) của khoản chi trên lý thuyết/ thực tế của quản lý mua hàng
|
83.39%
|
81.45%
|
82.16%
| ||
3
|
Tỉ lệ (%) của nhân viên mua hàng trên tổng nhân viên trong công ty
|
1.76%
|
1.80%
|
1.57%
| ||
C/ Báo cáo do Informatica thực hiện (2013): Khảo sát 3300 công ty trong gia đoạn 25/6/2012 đến 13/7/2012
1.Tỉ lệ đảm bảo vẹn toàn trong việc ghi danh mục điện tử (coverage rate): yếu tố quan trọng trong quản lý mua hàng là đạt được tối đa tỉ lệ đảm bảo vẹn toàn cho mọi mặt hàng hóa và dịch vụ được ghi vào mục lục điện tử. Tỉ lệ này cho thấy qui mô số lượng hàng hóa/ dịch vụ được thực tế ghi vào danh mục điện tử trong tổng hàng hóa. Kết quả: 41.3%
2. Tỉ lệ thực hiện việc mua hàng của các phòng ban khác phòng mua hàng: Các hoạt động mua hàng này làm tăng chi phí. Kết quả: 12.3%
----
KHÓA HỌC: CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CHI PHÍ MUA HÀNG,
LEVEL BASIC, HCM, 21,28/10/2017
http://control.edu.vn/khoa-hoc-chien-luoc-quan-ly-chi-phi-mua-hang-2128102017KHÓA HỌC: CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CHI PHÍ MUA HÀNG,
LEVEL BASIC, HN, 25,26/11/2017
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Web: http://control.edu.vn
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
TRẦN THỊ HẠNH MAI
Điện thoại: +84 938 699 246
Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc
Skype: tranthihanhmai
Blog (chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ):
Blog (hỏi đáp về kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng):
http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com
Blog (chia sẻ kiểm soát nhân sự):
Blog (chia sẻ kiểm soát cấu trúc tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát văn hóa tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát hoạch định):
Blog (tình yêu của cô nàng kiểm soát):
http://internalcontrolwomaninlove.blogspot.com
Blog (học bổng kiểm soát):
Blog (các khóa chia sẻ kiểm soát nội bộ):
Thứ Sáu, 25 tháng 11, 2016
27 KPI MUA HÀNG (báo cáo nghiên cứu Mr Nguyễn Tuấn Anh)
TÁC GIẢ
Mr Nguyễn Tuấn Anh:
Cử nhân quản trị tài chính, MBA (Đại học Western Kentucky, Mỹ)
Trưởng nhóm SRT, Ban R&D, VICC
Hướng dẫn và thẩm định đề tài:
Ms Trần Thị Hạnh Mai
5 năm kinh nghiệm và nghiên cứu kiểm soát chuỗi cung ứng
Trưởng R&D, Ban R&D, VICC
MỤC LỤC E-SHARING:
I/KPI là gì ?
II/ Điểm mạnh khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc theo KPIs
III/ Mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và KPI
IV/ KPI cho mua hàng
I/KPI là gì ?
Nhiều công ty đang làm loay hoay hay sai phương pháp, nhiều trong số đó được gọi là không chính xác các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Rất ít tổ chức thực sự theo dõi KPIs thực sự của họ. Lý do là rất ít tổ chức, lãnh đạo doanh nghiệp, kiểm toán, kiểm soát, tư vấn …khám phá được những gì một KPI thực sự. Có ba loại biện pháp thực hiện:
1. Các chỉ tiêu kết quả Key (Kris) cho bạn biết làm thế nào bạn đã thực hiện trong một tiến độ (viễn cảnh tương lai).
2. Chỉ số Hiệu suất (PI) cho bạn biết phải làm gì.
3. KPIs cho bạn biết phải làm gì để tăng hiệu suất đáng kể.
KPI - Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc.
Một chuỗi các phương pháp đo lường cho một công ty hoặc một ngành, dùng để đo hoặc so sánh các công ty/ ngành đó có đạt được chiến lược và mục tiêu hoạt động dài hạn hay không. KPI thay đổi tùy theo các công ty hoặc ngành khác nhau, phụ thuộc vào mức độ ưu tiên hoặc tiêu chuẩn. KPI còn có tên khác là key success indicators (chỉ số đánh giá mức độ thành công công việc)
Một công ty bắt buộc phải thành lập chiến lược và các mục tiêu hoạt động dài hạn của nó, sau đó phải chọn KPI để phản ánh tốt nhất những mục tiêu đó. Ví dụ, mục tiêu của một công ty phần mềm là phải đạt được tăng trưởng nhanh nhất trong ngành, KPI công ty đó sử dụng có thể là chỉ số đo lợi nhuận tăng trưởng hàng năm. KPI của một công ty sẽ được nói rõ trong bản báo cáo thường niên
Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv...). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.
II/ Điểm mạnh khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc theo KPIs
• Đánh giá năng lực khả năng và mức độ hoàn thành công việc trên cơ sở khoa học. Việc áp dụng KPIs sẽ giúp công ty gia tăng khả năng cạnh tranh vì có thể sử dụng và khuyến khích được nhân viên phát huy được tối đa hiệu quả công việc, đồng thời tạo sự liên kết chặt chẽ ở các phòng ban. Việc chỉ rõ định hướng và mục tiêu của công ty giúp các phòng ban, bộ phận và từng cá nhân phát triển theo chiến lược của công ty theo từng thời điểm.
• Giúp công ty đưa ra được những chỉ tiêu có thể đo lường được (lượng tính) và linh động trong việc thiết lập mục tiêu cho từng phòng ban và cá nhân.
• Đánh giá Nhân viên theo phương pháp KPIs nhằm giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về các hoạt động kinh doanh của mình. Khi đánh giá đúng năng lực, nhân viên sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng cao, góp phần làm giảm chi phí. Tạo điều kiện khích lệ và phát hiện nhân viên có năng lực và giữ chân được người tài. Nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của công ty.
• Giúp công ty hoạch định nguồn nhân sự sẽ chính xác hơn, đồng thời giúp công ty xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân sự một cách công bằng chính xác.
• Giúp Công ty có thể kiểm soát được mục tiêu, chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp để mang lại hiệu quả cao.
• Giúp phân tích công ty một cách chính xác.
• Dựa trên kết quả công việc của nhân viên và những lĩnh vực có tiềm năng phát triển mà người quản lý cấp trên của họ nhận thấy được, người nhân viên có thể sẽ được đào tạo thêm hoặc được giới thiệu tham gia vào các chương trình mà nhờ đó cơ hội phát triển của họ sẽ tốt hơn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong việc tạo dựng con đường sự nghiệp cho một số nhân viên nhất định ở một số vị trí chủ chốt.
III/ Mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và KPI
BSC - Balance Scoredcard - Hệ thống bảng điểm cân bằng là một hệ thống quản lý chiến lược dựa vào kết quả đo lường và đánh giá, được áp dụng cho mọi tổ chức.
Chiến lược kinh doanh: Chúng có thể là các chiến lược sản phẩm; chiến lược dịch vụ; chiến lược tăng trưởng; chiến lược bạn hàng; hoặc chiến lược marketing.
Còn các nhà lãnh đạo, thường lại chỉ quan tâm đến chiến lược mà mình đề ra, ít khi lưu ý đến những nhân viên – những con người sẽ trực tiếp thực hiện chiến lược đó. Họ tưởng rằng nếu họ chăm chỉ, nhiệt thành thực hiện thì cấp dưới cũng hết mình với trách nhiệm được giao?
BSC sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể tới từng nhân viên. Sau đó KPI sẽ giúp đo lường hiệu quả công việc của từng người, từ đó lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình. Nói 1 cách khác đi, hiểu nhân viên, đưa được mong muốn của mình tới gần nhân viên khiến cho các chiến lược của ban lãnh đạo được thực hiện theo đúng định hướng và mục tiêu đã đề ra.
Đồng thời, khi KPI có thể cho bạn nhìn thấy trước được kết quả thì các quyết định sẽ dễ dàng và nhanh chóng được đưa ra hơn.
Ví dụ về một BSC:
IV/ KPI cho mua hàng
I. Chỉ số đo lường chung
1. Tỉ lệ (%) theo dollar của mua hàng so với bán hàng
2. Tỉ lệ (%) nhân viên mua hàng so với toàn bộ nhân viên công ty
3. Tiền bán hàng trung bình cho mỗi nhân viên mua hàng là bao nhiêu?
4. Tiền mua hàng cho từng nhà cung cấp năng động
5. Chu kỳ thời gian đặt hàng (Purchase order cycle time)
(mất bao nhiêu ngày để chuẩn bị một đơn mua hàng và gửi cho bên cung cấp?)
6. Tỉ lệ (%) của các giao dịch mua hàng thông qua thương mai điện tử
7. Tỉ lệ (%) của các giao dịch mua hàng (là dịch vụ) được thực hiện bởi phòng mua hàng
8. Số lượng nhà cung cấp
II. KPI về giá
1. Giá thực hiện một đơn mua hàng
2. Giá có thể tránh được= Giá thực mua hàng – giá thấp nhất được gửi đến
3. Giá có thể giảm được= Giá thực mua hàng – giá gần đây nhất đã trả
4. Đo lường lợi tức đầu tư của mua hàng (ROI)= (Giá có thể tránh được+ Giá có thể giảm được)/ Giá hoạt động mua hàng
III. KPI về chất lượng
1. Đánh giá chất lượng nhà cung cấp= (Số lượng hàng đã nhận/ Số lượng hàng đã được thanh tra) x (Mẫu hàng đã được nhận/ Mẫu hàng đã được duyệt) x100
2. Giá trị (Dollar) của hàng đầu thừa đuôi vẹo và hàng qua chỉnh sửa
3. Chi phí gửi trả nhà cung cấp
4. Tỉ lệ bị loại bỏ= Giá trị (Dollar) của hàng bị loại bỏ/ Giá trị (Dollar) của tổng hàng nhận ban đầu
5. Phần trăm của các nhà cung cấp được chứng thực
IV. KPI về phân phát
1. Thời gian chờ (thời gian chết) – Lead time
2. Tóm tắt về sự xúc tiến của nhà cung cấp (Supplier Expediting Summary)
3. Tính sẵn sàng= Số lượng những thời điểm mà sản phẩm có sẵn từ nhà cung cấp/ số lượng những đơn hàng được đưa ra bởi nhà cung cấp
V. KPI về hàng hóa
1. Hệ số vòng quay hàng tồn kho= Ước tính giá vốn bán hàng trong 12 tháng tới/ Giá hàng tại thời điểm hiện tại
2. Chi phí chứa hàng
3. Hoạt động hàng hóa= Số lượng hàng hóa được giải phóng hàng tháng/ Tổng hàng tồn kho
VI. KPI về trình độ nhân viên và chỉ số phát triển
1. Số lượng nhân viên mua hàng với bằng cấp
2. Buổi đào tạo chính thức
3. Đầu tư đào tạo cho mỗi nhân viên và tỉ lệ (%) số tiền đào tạo
4. Tỉ lệ nhân viên tham gia vào mua hàng chuyên nghiệp
_______________________________________________________________________
Một số chỉ số KPI đáng lưu ý:
*Cost avoidance (Chi phí tránh): chênh lệch giữa chi phí đã trả và chi phí cao hơn có thể phải trả (xảy ra trong trường hợp không đạt được giá thấp hơn thông qua đàm phán). Ví dụ: trong quá khứ, giá cho mặt hàng này là $5/ mặt hàng, tuy nhiên nhà cung cấp hiện tại đòi hỏi $6/ mặt hàng. Nếu bên mua hàng thỏa thuận được mức giá $5.7/ mặt hàng thì họ đã đạt được chi phí tránh là $0.3/ mặt hàng mặc dù giá mới vẫn cao hơn giá trong quá khứ là $0.7/ mặt hàng
*Procurement ROI (Đo lường lợi tức đầu tư của mua hàng):
*Spend under management (Chi tiêu dưới sự quản lý): tổng phí tổn cho việc mua hàng hoặc dịch vụ trong một tổ chức. Chi phí này bao gồm chi phí cho nguyên liệu, tìm kiếm nguồn hàng, marketing và quảng cáo, IT, dịch vụ chuyên nghiệp, cơ sở vật chất, vận chuyển và quản lý nhân sự.
Phương pháp thông dụng nhất là thành lập một ngân sách ban đầu làm điểm xuất phát. Ban quản lý sẽ phải điều chỉnh ngân sách cho giai đoạn tiếp theo (thông thường là năm sau) tăng hoặc giảm tùy theo dự đoán về điều kiện kinh doanh hoặc các yêu cầu khác. Việc điều chỉnh ngân sách phản ánh góc nhìn của nhà quản lý về khối lượng công việc mua hàng
*Cost reduction (Chi phí giảm): Quay lại ví dụ về nhà cung cấp đòi hỏi giá $6/ mặt hàng mà năm ngoái họ đòi $5/ mặt hàng. Nếu bên mua tìm được nhà cung cấp khác thay thế với mức giá $4/ mặt hàng thì chi phí giảm là $1/mặt hàng; nếu họ tìm đc nhà cung cấp khác thay thế với mức giá $5/ mặt hàng thì chi phí giảm là 0.
Ví dụ thứ 2: Bạn chịu trách nhiệm mua 1 sản phẩm. Năm ngoái bạn mua 10,000 sản phẩm với giá $100/ sp. Năm nay bạn kí hợp đồng 3 năm với nhà cung cấp với mức phí $90/sp, và bạn sẽ mua 10,000 sp mỗi năm đến khi hết hạn hợp đồng
Vậy chi phí giảm là bao nhiêu? Nếu bạn cho rang là $300,000 thì nhà quản lý sẽ không đồng ý với bạn. Chi phí giảm đc so sánh từ năm này qua năm khác. Ở ví dụ trên, chi phí giảm sẽ chỉ được công nhận là $100,000, nghĩa là bằng số lượng năm nay nhân với chênh lệch chi phí năm nay vs năm trước. Do đó, chi phí giảm của năm thư 2 của hợp đồng vs năm thứ nhất của hợp đồng là bằng 0. Chênh lệch chi phí của năm đầu là chi phí giảm duy nhất được công nhận
4 chỉ số KPI trên được tập đoàn Aberdeen công bố sau khi thực hiện khảo sát 400 chuyên gia mua hàng. Không có gì ngạc nhiên khi các chỉ số KPI trên đều liên quan đến tài chính. 69% những người thực hiện khảo sát cho rằng vấn đề quan trọng nhất trong mua hàng là chạy theo hướng thực hiện giảm giá. Điều này đúng cho cả mảng tư nhân và đại chúng
Nguồn:
http://www.investopedia.com/terms/k/kpi.asp
http://www.purchasing-procurement-center.com/procurement-kpi-examples.html
http://www.eduviet.vn/index.php/BSC-va-KPI/kpi-la-gi-xay-dung-kpi-nhu-the-nao-cho-hieu-qua.html
http://www.eduviet.vn/index.php/BSC-va-KPI/danh-gia-hieu-qua-lam-viec-theo-kpis.html
http://www.k2sourcing.com/blog/?p=76
http://www.nextlevelpurchasing.com/articles/calculating-cost-savings.php
Để được tư vấn và hỗ trợ chuyên môn mua hàng, đừng ngần ngại hãy gọi cho chuyên gia của chúng tôi:
Ms Mai (5 năm kinh nghiệm và nghiên cứu về kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng)
(+84) 986 970 683 - 903 160 838
Mr Nguyễn Tuấn Anh:
Cử nhân quản trị tài chính, MBA (Đại học Western Kentucky, Mỹ)
Trưởng nhóm SRT, Ban R&D, VICC
Hướng dẫn và thẩm định đề tài:
Ms Trần Thị Hạnh Mai
5 năm kinh nghiệm và nghiên cứu kiểm soát chuỗi cung ứng
Trưởng R&D, Ban R&D, VICC
I/KPI là gì ?
II/ Điểm mạnh khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc theo KPIs
III/ Mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và KPI
IV/ KPI cho mua hàng
I/KPI là gì ?
Nhiều công ty đang làm loay hoay hay sai phương pháp, nhiều trong số đó được gọi là không chính xác các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Rất ít tổ chức thực sự theo dõi KPIs thực sự của họ. Lý do là rất ít tổ chức, lãnh đạo doanh nghiệp, kiểm toán, kiểm soát, tư vấn …khám phá được những gì một KPI thực sự. Có ba loại biện pháp thực hiện:
1. Các chỉ tiêu kết quả Key (Kris) cho bạn biết làm thế nào bạn đã thực hiện trong một tiến độ (viễn cảnh tương lai).
2. Chỉ số Hiệu suất (PI) cho bạn biết phải làm gì.
3. KPIs cho bạn biết phải làm gì để tăng hiệu suất đáng kể.
KPI - Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc.
Một chuỗi các phương pháp đo lường cho một công ty hoặc một ngành, dùng để đo hoặc so sánh các công ty/ ngành đó có đạt được chiến lược và mục tiêu hoạt động dài hạn hay không. KPI thay đổi tùy theo các công ty hoặc ngành khác nhau, phụ thuộc vào mức độ ưu tiên hoặc tiêu chuẩn. KPI còn có tên khác là key success indicators (chỉ số đánh giá mức độ thành công công việc)
Một công ty bắt buộc phải thành lập chiến lược và các mục tiêu hoạt động dài hạn của nó, sau đó phải chọn KPI để phản ánh tốt nhất những mục tiêu đó. Ví dụ, mục tiêu của một công ty phần mềm là phải đạt được tăng trưởng nhanh nhất trong ngành, KPI công ty đó sử dụng có thể là chỉ số đo lợi nhuận tăng trưởng hàng năm. KPI của một công ty sẽ được nói rõ trong bản báo cáo thường niên
Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv...). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.
II/ Điểm mạnh khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc theo KPIs
• Đánh giá năng lực khả năng và mức độ hoàn thành công việc trên cơ sở khoa học. Việc áp dụng KPIs sẽ giúp công ty gia tăng khả năng cạnh tranh vì có thể sử dụng và khuyến khích được nhân viên phát huy được tối đa hiệu quả công việc, đồng thời tạo sự liên kết chặt chẽ ở các phòng ban. Việc chỉ rõ định hướng và mục tiêu của công ty giúp các phòng ban, bộ phận và từng cá nhân phát triển theo chiến lược của công ty theo từng thời điểm.
• Giúp công ty đưa ra được những chỉ tiêu có thể đo lường được (lượng tính) và linh động trong việc thiết lập mục tiêu cho từng phòng ban và cá nhân.
• Đánh giá Nhân viên theo phương pháp KPIs nhằm giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về các hoạt động kinh doanh của mình. Khi đánh giá đúng năng lực, nhân viên sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng cao, góp phần làm giảm chi phí. Tạo điều kiện khích lệ và phát hiện nhân viên có năng lực và giữ chân được người tài. Nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của công ty.
• Giúp công ty hoạch định nguồn nhân sự sẽ chính xác hơn, đồng thời giúp công ty xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân sự một cách công bằng chính xác.
• Giúp Công ty có thể kiểm soát được mục tiêu, chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp để mang lại hiệu quả cao.
• Giúp phân tích công ty một cách chính xác.
• Dựa trên kết quả công việc của nhân viên và những lĩnh vực có tiềm năng phát triển mà người quản lý cấp trên của họ nhận thấy được, người nhân viên có thể sẽ được đào tạo thêm hoặc được giới thiệu tham gia vào các chương trình mà nhờ đó cơ hội phát triển của họ sẽ tốt hơn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong việc tạo dựng con đường sự nghiệp cho một số nhân viên nhất định ở một số vị trí chủ chốt.
III/ Mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và KPI
BSC - Balance Scoredcard - Hệ thống bảng điểm cân bằng là một hệ thống quản lý chiến lược dựa vào kết quả đo lường và đánh giá, được áp dụng cho mọi tổ chức.
Chiến lược kinh doanh: Chúng có thể là các chiến lược sản phẩm; chiến lược dịch vụ; chiến lược tăng trưởng; chiến lược bạn hàng; hoặc chiến lược marketing.
Còn các nhà lãnh đạo, thường lại chỉ quan tâm đến chiến lược mà mình đề ra, ít khi lưu ý đến những nhân viên – những con người sẽ trực tiếp thực hiện chiến lược đó. Họ tưởng rằng nếu họ chăm chỉ, nhiệt thành thực hiện thì cấp dưới cũng hết mình với trách nhiệm được giao?
BSC sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể tới từng nhân viên. Sau đó KPI sẽ giúp đo lường hiệu quả công việc của từng người, từ đó lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình. Nói 1 cách khác đi, hiểu nhân viên, đưa được mong muốn của mình tới gần nhân viên khiến cho các chiến lược của ban lãnh đạo được thực hiện theo đúng định hướng và mục tiêu đã đề ra.
Đồng thời, khi KPI có thể cho bạn nhìn thấy trước được kết quả thì các quyết định sẽ dễ dàng và nhanh chóng được đưa ra hơn.
Ví dụ về một BSC:
IV/ KPI cho mua hàng
I. Chỉ số đo lường chung
1. Tỉ lệ (%) theo dollar của mua hàng so với bán hàng
2. Tỉ lệ (%) nhân viên mua hàng so với toàn bộ nhân viên công ty
3. Tiền bán hàng trung bình cho mỗi nhân viên mua hàng là bao nhiêu?
4. Tiền mua hàng cho từng nhà cung cấp năng động
5. Chu kỳ thời gian đặt hàng (Purchase order cycle time)
(mất bao nhiêu ngày để chuẩn bị một đơn mua hàng và gửi cho bên cung cấp?)
6. Tỉ lệ (%) của các giao dịch mua hàng thông qua thương mai điện tử
7. Tỉ lệ (%) của các giao dịch mua hàng (là dịch vụ) được thực hiện bởi phòng mua hàng
8. Số lượng nhà cung cấp
II. KPI về giá
1. Giá thực hiện một đơn mua hàng
2. Giá có thể tránh được= Giá thực mua hàng – giá thấp nhất được gửi đến
3. Giá có thể giảm được= Giá thực mua hàng – giá gần đây nhất đã trả
4. Đo lường lợi tức đầu tư của mua hàng (ROI)= (Giá có thể tránh được+ Giá có thể giảm được)/ Giá hoạt động mua hàng
III. KPI về chất lượng
1. Đánh giá chất lượng nhà cung cấp= (Số lượng hàng đã nhận/ Số lượng hàng đã được thanh tra) x (Mẫu hàng đã được nhận/ Mẫu hàng đã được duyệt) x100
2. Giá trị (Dollar) của hàng đầu thừa đuôi vẹo và hàng qua chỉnh sửa
3. Chi phí gửi trả nhà cung cấp
4. Tỉ lệ bị loại bỏ= Giá trị (Dollar) của hàng bị loại bỏ/ Giá trị (Dollar) của tổng hàng nhận ban đầu
5. Phần trăm của các nhà cung cấp được chứng thực
IV. KPI về phân phát
1. Thời gian chờ (thời gian chết) – Lead time
2. Tóm tắt về sự xúc tiến của nhà cung cấp (Supplier Expediting Summary)
3. Tính sẵn sàng= Số lượng những thời điểm mà sản phẩm có sẵn từ nhà cung cấp/ số lượng những đơn hàng được đưa ra bởi nhà cung cấp
V. KPI về hàng hóa
1. Hệ số vòng quay hàng tồn kho= Ước tính giá vốn bán hàng trong 12 tháng tới/ Giá hàng tại thời điểm hiện tại
2. Chi phí chứa hàng
3. Hoạt động hàng hóa= Số lượng hàng hóa được giải phóng hàng tháng/ Tổng hàng tồn kho
VI. KPI về trình độ nhân viên và chỉ số phát triển
1. Số lượng nhân viên mua hàng với bằng cấp
2. Buổi đào tạo chính thức
3. Đầu tư đào tạo cho mỗi nhân viên và tỉ lệ (%) số tiền đào tạo
4. Tỉ lệ nhân viên tham gia vào mua hàng chuyên nghiệp
_______________________________________________________________________
Một số chỉ số KPI đáng lưu ý:
*Cost avoidance (Chi phí tránh): chênh lệch giữa chi phí đã trả và chi phí cao hơn có thể phải trả (xảy ra trong trường hợp không đạt được giá thấp hơn thông qua đàm phán). Ví dụ: trong quá khứ, giá cho mặt hàng này là $5/ mặt hàng, tuy nhiên nhà cung cấp hiện tại đòi hỏi $6/ mặt hàng. Nếu bên mua hàng thỏa thuận được mức giá $5.7/ mặt hàng thì họ đã đạt được chi phí tránh là $0.3/ mặt hàng mặc dù giá mới vẫn cao hơn giá trong quá khứ là $0.7/ mặt hàng
*Procurement ROI (Đo lường lợi tức đầu tư của mua hàng):
*Spend under management (Chi tiêu dưới sự quản lý): tổng phí tổn cho việc mua hàng hoặc dịch vụ trong một tổ chức. Chi phí này bao gồm chi phí cho nguyên liệu, tìm kiếm nguồn hàng, marketing và quảng cáo, IT, dịch vụ chuyên nghiệp, cơ sở vật chất, vận chuyển và quản lý nhân sự.
Phương pháp thông dụng nhất là thành lập một ngân sách ban đầu làm điểm xuất phát. Ban quản lý sẽ phải điều chỉnh ngân sách cho giai đoạn tiếp theo (thông thường là năm sau) tăng hoặc giảm tùy theo dự đoán về điều kiện kinh doanh hoặc các yêu cầu khác. Việc điều chỉnh ngân sách phản ánh góc nhìn của nhà quản lý về khối lượng công việc mua hàng
*Cost reduction (Chi phí giảm): Quay lại ví dụ về nhà cung cấp đòi hỏi giá $6/ mặt hàng mà năm ngoái họ đòi $5/ mặt hàng. Nếu bên mua tìm được nhà cung cấp khác thay thế với mức giá $4/ mặt hàng thì chi phí giảm là $1/mặt hàng; nếu họ tìm đc nhà cung cấp khác thay thế với mức giá $5/ mặt hàng thì chi phí giảm là 0.
Ví dụ thứ 2: Bạn chịu trách nhiệm mua 1 sản phẩm. Năm ngoái bạn mua 10,000 sản phẩm với giá $100/ sp. Năm nay bạn kí hợp đồng 3 năm với nhà cung cấp với mức phí $90/sp, và bạn sẽ mua 10,000 sp mỗi năm đến khi hết hạn hợp đồng
Vậy chi phí giảm là bao nhiêu? Nếu bạn cho rang là $300,000 thì nhà quản lý sẽ không đồng ý với bạn. Chi phí giảm đc so sánh từ năm này qua năm khác. Ở ví dụ trên, chi phí giảm sẽ chỉ được công nhận là $100,000, nghĩa là bằng số lượng năm nay nhân với chênh lệch chi phí năm nay vs năm trước. Do đó, chi phí giảm của năm thư 2 của hợp đồng vs năm thứ nhất của hợp đồng là bằng 0. Chênh lệch chi phí của năm đầu là chi phí giảm duy nhất được công nhận
4 chỉ số KPI trên được tập đoàn Aberdeen công bố sau khi thực hiện khảo sát 400 chuyên gia mua hàng. Không có gì ngạc nhiên khi các chỉ số KPI trên đều liên quan đến tài chính. 69% những người thực hiện khảo sát cho rằng vấn đề quan trọng nhất trong mua hàng là chạy theo hướng thực hiện giảm giá. Điều này đúng cho cả mảng tư nhân và đại chúng
Nguồn:
http://www.investopedia.com/terms/k/kpi.asp
http://www.purchasing-procurement-center.com/procurement-kpi-examples.html
http://www.eduviet.vn/index.php/BSC-va-KPI/kpi-la-gi-xay-dung-kpi-nhu-the-nao-cho-hieu-qua.html
http://www.eduviet.vn/index.php/BSC-va-KPI/danh-gia-hieu-qua-lam-viec-theo-kpis.html
http://www.k2sourcing.com/blog/?p=76
http://www.nextlevelpurchasing.com/articles/calculating-cost-savings.php
----
Để nhận được các bài nghiên cứu về MUA HÀNG hàng tuần và tham gia họp mặt trao đổi chia sẻ kinh nghiệm mua hàng. Hãy đăng ký tham gia CLB KIỂM SOÁT CHUỖI CUNG ỨNG hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:
Ms Mai (5 năm kinh nghiệm và nghiên cứu về kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng)
(+84) 986 970 683 - 903 160 838
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Web: http://control.edu.vn
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
TRẦN THỊ HẠNH MAI
Điện thoại: +84 938 699 246
Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc
Skype: tranthihanhmai
Blog (chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ):
Blog (hỏi đáp về kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng):
http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com
Blog (chia sẻ kiểm soát nhân sự):
Blog (chia sẻ kiểm soát cấu trúc tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát văn hóa tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát hoạch định):
Blog (tình yêu của cô nàng kiểm soát):
http://internalcontrolwomaninlove.blogspot.com
Blog (học bổng kiểm soát):
Blog (các khóa chia sẻ kiểm soát nội bộ):
Đăng ký:
Bài đăng (Atom)