Mr Nguyễn Tuấn Anh:
Cử nhân quản trị tài chính, MBA (Đại học Western Kentucky, Mỹ)
Trưởng nhóm SRT, Ban R&D, VICC
Hướng dẫn và thẩm định đề tài:
Ms Trần Thị Hạnh Mai
5 năm kinh nghiệm và nghiên cứu kiểm soát chuỗi cung ứng
Trưởng R&D, Ban R&D, VICC
I/KPI là gì ?
II/ Điểm mạnh khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc theo KPIs
III/ Mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và KPI
IV/ KPI cho mua hàng
I/KPI là gì ?
Nhiều công ty đang làm loay hoay hay sai phương pháp, nhiều trong số đó được gọi là không chính xác các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Rất ít tổ chức thực sự theo dõi KPIs thực sự của họ. Lý do là rất ít tổ chức, lãnh đạo doanh nghiệp, kiểm toán, kiểm soát, tư vấn …khám phá được những gì một KPI thực sự. Có ba loại biện pháp thực hiện:
1. Các chỉ tiêu kết quả Key (Kris) cho bạn biết làm thế nào bạn đã thực hiện trong một tiến độ (viễn cảnh tương lai).
2. Chỉ số Hiệu suất (PI) cho bạn biết phải làm gì.
3. KPIs cho bạn biết phải làm gì để tăng hiệu suất đáng kể.
KPI - Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc.
Một chuỗi các phương pháp đo lường cho một công ty hoặc một ngành, dùng để đo hoặc so sánh các công ty/ ngành đó có đạt được chiến lược và mục tiêu hoạt động dài hạn hay không. KPI thay đổi tùy theo các công ty hoặc ngành khác nhau, phụ thuộc vào mức độ ưu tiên hoặc tiêu chuẩn. KPI còn có tên khác là key success indicators (chỉ số đánh giá mức độ thành công công việc)
Một công ty bắt buộc phải thành lập chiến lược và các mục tiêu hoạt động dài hạn của nó, sau đó phải chọn KPI để phản ánh tốt nhất những mục tiêu đó. Ví dụ, mục tiêu của một công ty phần mềm là phải đạt được tăng trưởng nhanh nhất trong ngành, KPI công ty đó sử dụng có thể là chỉ số đo lợi nhuận tăng trưởng hàng năm. KPI của một công ty sẽ được nói rõ trong bản báo cáo thường niên
Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv...). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.
II/ Điểm mạnh khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc theo KPIs
• Đánh giá năng lực khả năng và mức độ hoàn thành công việc trên cơ sở khoa học. Việc áp dụng KPIs sẽ giúp công ty gia tăng khả năng cạnh tranh vì có thể sử dụng và khuyến khích được nhân viên phát huy được tối đa hiệu quả công việc, đồng thời tạo sự liên kết chặt chẽ ở các phòng ban. Việc chỉ rõ định hướng và mục tiêu của công ty giúp các phòng ban, bộ phận và từng cá nhân phát triển theo chiến lược của công ty theo từng thời điểm.
• Giúp công ty đưa ra được những chỉ tiêu có thể đo lường được (lượng tính) và linh động trong việc thiết lập mục tiêu cho từng phòng ban và cá nhân.
• Đánh giá Nhân viên theo phương pháp KPIs nhằm giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về các hoạt động kinh doanh của mình. Khi đánh giá đúng năng lực, nhân viên sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng cao, góp phần làm giảm chi phí. Tạo điều kiện khích lệ và phát hiện nhân viên có năng lực và giữ chân được người tài. Nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của công ty.
• Giúp công ty hoạch định nguồn nhân sự sẽ chính xác hơn, đồng thời giúp công ty xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân sự một cách công bằng chính xác.
• Giúp Công ty có thể kiểm soát được mục tiêu, chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp để mang lại hiệu quả cao.
• Giúp phân tích công ty một cách chính xác.
• Dựa trên kết quả công việc của nhân viên và những lĩnh vực có tiềm năng phát triển mà người quản lý cấp trên của họ nhận thấy được, người nhân viên có thể sẽ được đào tạo thêm hoặc được giới thiệu tham gia vào các chương trình mà nhờ đó cơ hội phát triển của họ sẽ tốt hơn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong việc tạo dựng con đường sự nghiệp cho một số nhân viên nhất định ở một số vị trí chủ chốt.
III/ Mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và KPI
BSC - Balance Scoredcard - Hệ thống bảng điểm cân bằng là một hệ thống quản lý chiến lược dựa vào kết quả đo lường và đánh giá, được áp dụng cho mọi tổ chức.
Chiến lược kinh doanh: Chúng có thể là các chiến lược sản phẩm; chiến lược dịch vụ; chiến lược tăng trưởng; chiến lược bạn hàng; hoặc chiến lược marketing.
Còn các nhà lãnh đạo, thường lại chỉ quan tâm đến chiến lược mà mình đề ra, ít khi lưu ý đến những nhân viên – những con người sẽ trực tiếp thực hiện chiến lược đó. Họ tưởng rằng nếu họ chăm chỉ, nhiệt thành thực hiện thì cấp dưới cũng hết mình với trách nhiệm được giao?
BSC sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể tới từng nhân viên. Sau đó KPI sẽ giúp đo lường hiệu quả công việc của từng người, từ đó lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình. Nói 1 cách khác đi, hiểu nhân viên, đưa được mong muốn của mình tới gần nhân viên khiến cho các chiến lược của ban lãnh đạo được thực hiện theo đúng định hướng và mục tiêu đã đề ra.
Đồng thời, khi KPI có thể cho bạn nhìn thấy trước được kết quả thì các quyết định sẽ dễ dàng và nhanh chóng được đưa ra hơn.
Ví dụ về một BSC:
IV/ KPI cho mua hàng
I. Chỉ số đo lường chung
1. Tỉ lệ (%) theo dollar của mua hàng so với bán hàng
2. Tỉ lệ (%) nhân viên mua hàng so với toàn bộ nhân viên công ty
3. Tiền bán hàng trung bình cho mỗi nhân viên mua hàng là bao nhiêu?
4. Tiền mua hàng cho từng nhà cung cấp năng động
5. Chu kỳ thời gian đặt hàng (Purchase order cycle time)
(mất bao nhiêu ngày để chuẩn bị một đơn mua hàng và gửi cho bên cung cấp?)
6. Tỉ lệ (%) của các giao dịch mua hàng thông qua thương mai điện tử
7. Tỉ lệ (%) của các giao dịch mua hàng (là dịch vụ) được thực hiện bởi phòng mua hàng
8. Số lượng nhà cung cấp
II. KPI về giá
1. Giá thực hiện một đơn mua hàng
2. Giá có thể tránh được= Giá thực mua hàng – giá thấp nhất được gửi đến
3. Giá có thể giảm được= Giá thực mua hàng – giá gần đây nhất đã trả
4. Đo lường lợi tức đầu tư của mua hàng (ROI)= (Giá có thể tránh được+ Giá có thể giảm được)/ Giá hoạt động mua hàng
III. KPI về chất lượng
1. Đánh giá chất lượng nhà cung cấp= (Số lượng hàng đã nhận/ Số lượng hàng đã được thanh tra) x (Mẫu hàng đã được nhận/ Mẫu hàng đã được duyệt) x100
2. Giá trị (Dollar) của hàng đầu thừa đuôi vẹo và hàng qua chỉnh sửa
3. Chi phí gửi trả nhà cung cấp
4. Tỉ lệ bị loại bỏ= Giá trị (Dollar) của hàng bị loại bỏ/ Giá trị (Dollar) của tổng hàng nhận ban đầu
5. Phần trăm của các nhà cung cấp được chứng thực
IV. KPI về phân phát
1. Thời gian chờ (thời gian chết) – Lead time
2. Tóm tắt về sự xúc tiến của nhà cung cấp (Supplier Expediting Summary)
3. Tính sẵn sàng= Số lượng những thời điểm mà sản phẩm có sẵn từ nhà cung cấp/ số lượng những đơn hàng được đưa ra bởi nhà cung cấp
V. KPI về hàng hóa
1. Hệ số vòng quay hàng tồn kho= Ước tính giá vốn bán hàng trong 12 tháng tới/ Giá hàng tại thời điểm hiện tại
2. Chi phí chứa hàng
3. Hoạt động hàng hóa= Số lượng hàng hóa được giải phóng hàng tháng/ Tổng hàng tồn kho
VI. KPI về trình độ nhân viên và chỉ số phát triển
1. Số lượng nhân viên mua hàng với bằng cấp
2. Buổi đào tạo chính thức
3. Đầu tư đào tạo cho mỗi nhân viên và tỉ lệ (%) số tiền đào tạo
4. Tỉ lệ nhân viên tham gia vào mua hàng chuyên nghiệp
_______________________________________________________________________
Một số chỉ số KPI đáng lưu ý:
*Cost avoidance (Chi phí tránh): chênh lệch giữa chi phí đã trả và chi phí cao hơn có thể phải trả (xảy ra trong trường hợp không đạt được giá thấp hơn thông qua đàm phán). Ví dụ: trong quá khứ, giá cho mặt hàng này là $5/ mặt hàng, tuy nhiên nhà cung cấp hiện tại đòi hỏi $6/ mặt hàng. Nếu bên mua hàng thỏa thuận được mức giá $5.7/ mặt hàng thì họ đã đạt được chi phí tránh là $0.3/ mặt hàng mặc dù giá mới vẫn cao hơn giá trong quá khứ là $0.7/ mặt hàng
*Procurement ROI (Đo lường lợi tức đầu tư của mua hàng):
*Spend under management (Chi tiêu dưới sự quản lý): tổng phí tổn cho việc mua hàng hoặc dịch vụ trong một tổ chức. Chi phí này bao gồm chi phí cho nguyên liệu, tìm kiếm nguồn hàng, marketing và quảng cáo, IT, dịch vụ chuyên nghiệp, cơ sở vật chất, vận chuyển và quản lý nhân sự.
Phương pháp thông dụng nhất là thành lập một ngân sách ban đầu làm điểm xuất phát. Ban quản lý sẽ phải điều chỉnh ngân sách cho giai đoạn tiếp theo (thông thường là năm sau) tăng hoặc giảm tùy theo dự đoán về điều kiện kinh doanh hoặc các yêu cầu khác. Việc điều chỉnh ngân sách phản ánh góc nhìn của nhà quản lý về khối lượng công việc mua hàng
*Cost reduction (Chi phí giảm): Quay lại ví dụ về nhà cung cấp đòi hỏi giá $6/ mặt hàng mà năm ngoái họ đòi $5/ mặt hàng. Nếu bên mua tìm được nhà cung cấp khác thay thế với mức giá $4/ mặt hàng thì chi phí giảm là $1/mặt hàng; nếu họ tìm đc nhà cung cấp khác thay thế với mức giá $5/ mặt hàng thì chi phí giảm là 0.
Ví dụ thứ 2: Bạn chịu trách nhiệm mua 1 sản phẩm. Năm ngoái bạn mua 10,000 sản phẩm với giá $100/ sp. Năm nay bạn kí hợp đồng 3 năm với nhà cung cấp với mức phí $90/sp, và bạn sẽ mua 10,000 sp mỗi năm đến khi hết hạn hợp đồng
Vậy chi phí giảm là bao nhiêu? Nếu bạn cho rang là $300,000 thì nhà quản lý sẽ không đồng ý với bạn. Chi phí giảm đc so sánh từ năm này qua năm khác. Ở ví dụ trên, chi phí giảm sẽ chỉ được công nhận là $100,000, nghĩa là bằng số lượng năm nay nhân với chênh lệch chi phí năm nay vs năm trước. Do đó, chi phí giảm của năm thư 2 của hợp đồng vs năm thứ nhất của hợp đồng là bằng 0. Chênh lệch chi phí của năm đầu là chi phí giảm duy nhất được công nhận
4 chỉ số KPI trên được tập đoàn Aberdeen công bố sau khi thực hiện khảo sát 400 chuyên gia mua hàng. Không có gì ngạc nhiên khi các chỉ số KPI trên đều liên quan đến tài chính. 69% những người thực hiện khảo sát cho rằng vấn đề quan trọng nhất trong mua hàng là chạy theo hướng thực hiện giảm giá. Điều này đúng cho cả mảng tư nhân và đại chúng
Nguồn:
http://www.investopedia.com/terms/k/kpi.asp
http://www.purchasing-procurement-center.com/procurement-kpi-examples.html
http://www.eduviet.vn/index.php/BSC-va-KPI/kpi-la-gi-xay-dung-kpi-nhu-the-nao-cho-hieu-qua.html
http://www.eduviet.vn/index.php/BSC-va-KPI/danh-gia-hieu-qua-lam-viec-theo-kpis.html
http://www.k2sourcing.com/blog/?p=76
http://www.nextlevelpurchasing.com/articles/calculating-cost-savings.php
----
Để nhận được các bài nghiên cứu về MUA HÀNG hàng tuần và tham gia họp mặt trao đổi chia sẻ kinh nghiệm mua hàng. Hãy đăng ký tham gia CLB KIỂM SOÁT CHUỖI CUNG ỨNG hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:
Ms Mai (5 năm kinh nghiệm và nghiên cứu về kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng)
(+84) 986 970 683 - 903 160 838
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Web: http://control.edu.vn
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
TRẦN THỊ HẠNH MAI
Điện thoại: +84 938 699 246
Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc
Skype: tranthihanhmai
Blog (chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ):
Blog (hỏi đáp về kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng):
http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com
Blog (chia sẻ kiểm soát nhân sự):
Blog (chia sẻ kiểm soát cấu trúc tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát văn hóa tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát hoạch định):
Blog (tình yêu của cô nàng kiểm soát):
http://internalcontrolwomaninlove.blogspot.com
Blog (học bổng kiểm soát):
Blog (các khóa chia sẻ kiểm soát nội bộ):
