KIỂM SOÁT MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG: TRÁCH NHIỆM MUA HÀNG

Trách nhiệm mua hàng.

Purchasing Responsibilities

Bộ phận chức năng thay mặt tổ chức thực hiện nhiệm vụ nào đó. Chúng tôi gọi đây là trách nhiệm của bộ phận chức năng hoặc phạm vi kiểm soát. Mua hàng phải có quyền hợp pháp để đưa ra quyết định nằm trong phạm vi mà họ kiểm soát. Phạm vi kiểm soát được thiết lập thông qua các chính sách và hỗ trợ của các nhà quản lý cấp cao. Mặc dù các khách hàng nội bộ ảnh hưởng đến nhiều quyết định quan trọng, quyền hạn cuối cùng cho vấn đề nhất định cuối cùng phải được giao cho bộ phận thu mua. Phần này chi tiết về những phạm vị quyết định đúng chức năng của phòng mua hàng trong hầu hết các tổ chức.

1. Evaluate and Select Suppliers - Đánh giá và chọn nhà cung cấp

Có lẽ nhiệm vụ quan trọng nhất của mua hàng là quyền đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp- điều này là điều mà các nhân viên mua hàng được đào tạo để thực hiện. Điều quan trọng là việc duy trì quyền này để tránh mua Maverick và bán-một tình huống xảy ra khi người bán hàng liên hệ và nỗ lực để bán trực tiếp cho người dùng cuối cùng (khách hàng nội bộ của mua hàng). Tất nhiên, quyền này không có nghĩa là người mua không cần yêu cầu trợ giúp khi xác định hoặc đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng.

Kỹ thuật, ví dụ, có thể hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp bằng cách đánh giá sản phẩm nhà cung cấp và khả năng thực hiện. Quyền đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cũng không có nghĩa là đại diện bán hàng không được phép nói chuyện với nhân viên mà không phải mua hàng. Tuy vậy, nhân viên không mua hàng không thể đưa ra cam kết cho người bán hoặc nhập vào thỏa thuận hợp đồng mà không có sự tham gia của nhân viên mua hàng.

Một xu hướng đang ảnh hưởng đến quyền mua hàng khi chọn nhà cung cấp là các nhóm mua hàng và nhóm không mua hàng. Quyết định lựa chọn đội tìm nguồn cung ứng đòi hỏi các thành viên đạt được một sự đồng thuận trong việc lựa chọn nhà cung cấp.

2. Review Specifications - Xem Thông số kỹ thuật

Thẩm quyền xem xét thông số kỹ thuật vật liệu cũng là phạm vi nhiệm vụ của kiểm soát, mặc dù bộ phận kỹ thuật đôi khi tranh chấp quyền này. Nhân viên thu mua làm việc chăm chỉ để phát triển kiến thức và chuyên môn về nhiều loại vật liệu nhưng còn phải làm cho kiến thức đó trở thành lợi nhuận của tổ chức.

Quyền đặt câu hỏi cho phép nhân viên mua hàng xem xét thông số kỹ thuật theo yêu cầu. Ví dụ, nhân viên mua hàng có thể đặt câu hỏi liệu một vật liệu có chi phí thấp hơn có thể đáp ứng yêu cầu của kỹ sư.

Quyền đặt câu hỏi về thông số kỹ thuật của vật liệu cũng giúp tránh việc phát triển các thông số kỹ thuật vật liệu mà chỉ có nhà cung cấp yêu thích của người dùng có thể đáp ứng.

Một đánh giá của các yêu cầu mua hàng khác nhau cũng có thể cho thấy rằng người sử dụng khác nhau thực sự cần nhiều chất liệu tương tự. Bằng cách kết hợp các yêu cầu mua hàng, nhân viên mua hàng thường có thể đạt được một chi phí thấp hơn.

3. Hành động như là người liên hệ chính với nhà cung cấp.

Act as the Primary Contact with Suppliers

Phòng mua hàng đã duy trì một chính sách là các nhà cung cấp liên lạc với nhân viên thu mua duy nhất.

Mặc dù điều này có ý nghĩa từ một quan điểm kiểm soát, một số doanh nghiệp hiện nay đang bắt đầu nới lỏng chính sách này.

Ngày nay, chúng tôi nhận ra rằng nhân viên mua phải hành động như liên lạc chính với nhà cung cấp, nhưng các phòng ban chức năng khác có thể tương tác trực tiếp với các nhà cung cấp khi cần thiết.

Liên quan đến nhiều người cho phép quá trình truyền thông giữa nội bộ khách hàng, mua hàng, bán hàng, và các chức năng nội bộ của các nhà cung cấp được hiệu quả và chính xác hơn.

Mặc dù nhân viên mua phải giữ lại quyền được liên lạc chính với các nhà cung cấp, những người khác có thể cải thiện việc chuyển giao thông tin và kiến thức giữa tổ chức mua và bán hàng.

4. Xác định Phương pháp Trao Hợp đồng mua hàng

Determine the Method of Awarding Purchase Contracts

Một lĩnh vực quan trọng của kiểm soát là nhân viên mua hàng có quyền xác định làm thế nào để ký hợp đồng mua bán.

Nhân viên mua hàng sẽ ký hợp đồng dựa trên đấu thầu cạnh tranh, đàm phán, hoặc kết hợp cả hai cách tiếp cận?

Nếu nhân viên mua hàng tiếp cận đấu thầu cạnh tranh, bao nhiêu nhà cung cấp được yêu cầu đưa ra chào giá?

Nhân viên mua hàng cũng nên chỉ dẫn hoặc phối hợp đàm phán với các nhà cung cấp.

Một lần nữa, điều này không có nghĩa là nhân viên mua hàng không cần sử dụng nhân sự từ các phòng ban chức năng khác để hỗ trợ quá trình đàm phán.

Nó có nghĩa là nhân viên mua hàng vẫn có quyền kiểm soát toàn bộ quá trình, hành động như một đại diện để thực hiện các thỏa thuận pháp lý, và đàm phán giá mua.

Nguồn: sách quản lý mua hàng và chuỗi cung ứng của Mỹ

Dịch ngày 26/11/2016

Ms Đoàn Thị Thùy Dung
Quản lý rủi ro

Phòng R&D
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

Kiểm tra nguồn tin

Ms Trần Thị Hạnh Mai
Trưởng R&D,
Phòng R&D
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

----

Để nhận được các bài nghiên cứu về MUA HÀNG hàng tuần và tham gia họp mặt trao đổi chia sẻ kinh nghiệm mua hàng. Hãy đăng ký tham gia CLB KIỂM SOÁT CHUỖI CUNG ỨNG hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:

http://goo.gl/forms/lQqAhGz8aO

Để được tư vấn và hỗ trợ chuyên môn mua hàng, đừng ngần ngại hãy gọi cho chuyên gia của chúng tôi:
Ms Mai (5 năm kinh nghiệm và nghiên cứu về kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng)
(+84) 986 970 683 - 903 160 838

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Văn phòng: lầu 11, Tòa Nhà Hải Âu, số 39B, đường Trường Sơn, P4, Q Tân Bình

Web: http://kiemsoat.weebly.com

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI

Điện thoại: +84 938 699 246