KIỂM SOÁT MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG: KIỂM SOÁT HÀNH VI THU MUA: TUÂN THỦ ĐẠO ĐỨC MUA HÀNG (PHẦN 5

Hỗ trợ các hành vi đạo đức trong thu mua

Một công ty có thể có nhiều hành động để đảm bảo rằng nhân viên của mình tiến hành kinh doanh một cách có đạo đức. Các phần sau đây tóm tắt các hành động của một công ty có thể làm để tăng cường các hành vi đạo đức của nhân viên thu mua của mình.

Phát triển một bản tuyên bố về đạo đức

Hầu hết các nghiên cứu về đạo đức mua hàng kết luận rằng việc áp dụng một chính sách đạo đức chính thức giúp xác định và ngăn chặn hành vi thu mua tiềm năng vô đạo đức. Một nghiên cứu trước đó cho thấy doanh nghiệp không có chính sách đạo đức chính thức tiết lộ giá dự thầu cung cấp cho các nhà cung cấp khác với tốc độ cao hơn nhiều so với các công ty có chính sách chính thức cấm thực hiện hành vi này. Ngoài ra, doanh nghiệp không có một chính sách đạo đức chính thức có nhiều khả năng thực hiện chiết khấu mua hàng cho nhân viên của họ, đây là một thực tế đáng nghi vấn ở một số bang. Một chính sách đạo đức chính thức giúp xác định các ranh giới của hành vi đạo đức.

Cam kết của quản lý cao cấp

Nhà quản lý điều hành sẽ thiết lập những quy định về đạo đức của các hành vi trong công ty. Mặc dù người điều hành cao nhất có thể không thực sự viết nên những quy đinh về đạo đức trong thu mua và hoạt động marketing của doanh nghiệp, nhưng những hành vi đạo đức của các giám đốc điều hành cấp cao có thể truyền tải một thông điệp về việc có hay không những hành vi phi đạo đức được cho phép. Các nhà quản lý cấp thấp hơn sẽ nhanh chóng nhận ra sự cam kết của ban điều hành cấp cao về hình vi đạo đức và bắt chước các cam kết đó, đặc biệt là khi người quản lý khác bị sa thải vì hành vi phi đạo đức của họ! (Xem phần những ví dụ thực tiễn về Công ty cổ phần Eaton ở phần cuối của chương này.)

Xây dựng chặt chẽ hơn các mối quan hệ giữa người mua-người bán

Thương lượng về một loại mặt hàng với một cơ sở cung cấp nhỏ hoặc một nhà cung cấp lẻ có thể sẽ tốt cho đạo đức trong hành vi mua hàng hơn bất kỳ hành động và xu hướng nào khác gần đây. Các doanh nghiệp đang ngày càng tăng cường sử dụng các đội nhóm thu mua để đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng trên các loại hoạt động khác nhau. Sử dụng một phương pháp tiếp cận nhóm để đánh giá khả năng của một nhà cung cấp có thể hạn chế cơ hội cho các hành vi phi đạo đức. Nhà cung cấp phi đạo đức sẽ khó khăn hơn để tác động đến một nhóm các chuyên gia.

Đào tạo về đạo đức

Người mua hàng mới, thường là tại các công ty lớn, thường tham gia vào một chương trình đào tạo trước khi thực sự g nhiệm vụ chuyên môn của họ. Một phần của việc đào tạo thường liên quan với đạo đức mua hàng. Một chương trình như vậy là một cơ hội để giáo dục một người mua hàng mới về chính sách đạo đức của một công ty. Các công ty thường sử dụng “trò nhập vai” để giúp người mua tìm hiểu làm thế nào để nhận biết các loại hành vi phi đạo đức khác nhau và làm thế nào để đương đầu và đối phó với những tình huống này. Đào tạo đạo đức củng cố cam kết của doanh nghiệp với các tiêu chuẩn đạo đức cao nhất.

Phát triển các hành vi nhất quán

Sự nhầm lẫn về hành vi đạo đức phù hợp có thể phát sinh khi tiếp thị và thu mua có chuẩn mực đạo đức riêng biệt. Một công ty nghiêm cấm nhân viên thu mua nhận quà từ nhà cung cấp nhưng cho phép bộ phận tiếp thị phân phối quà tặng cho khách hàng của mình không phải là hành động nhất quán. Khi các tiêu chuẩn khác nhau của hành vi tồn tại trong cùng một công ty, nó sẽ trở nên dễ dàng hơn cho một nhóm hợp lý hóa hoặc biện minh cho hành vi phi đạo đức của mình. Như thế nào là hợp đạo đức khi một nhóm (phòng tiếp thị) cung cấp quà tặng và ưu đãi nhưng là thiếu đạo đức khi một nhóm khác (phòng thu mua) trong cùng một công ty chấp nhận bất kỳ mặt hàng nào?

Báo cáo nội bộ về hành vi phi đạo đức

Quản lý mua hàng nên tạo ra một môi trường để hỗ trợ cho các báo cáo về hành vi phi đạo đức. Một người mua sẽ có thể tiếp cận quản lý về một vấn đề đạo đức không thích hợp với sự tự tin rằng quản lý sẽ khắc phục sự cố.

Một công ty cũng nên khuyến khích các nhà cung cấp lập báo cáo về các trường hợp của hành vi phi đạo đức của bất cứ ai trong công ty thu mua.

Các biện pháp phòng ngừa (Luân chuyển hàng hóa và giới hạn thẩm quyền)

Một chiến lược chủ yếu là luân phiên thay đổi người mua hàng giữa các mặt hàng hoặc hàng hóa khác nhau, điều này sẽ ngăn chặn một người mua trở nên quá thoải mái với bất kỳ nhóm nhà cung cấp cụ thể nào. Mặc dù người mua sẽ trở nên quen thuộc với các mặt hàng và nhà cung cấp, nó thường là một ý tưởng tốt để luân phiên xoay chuyển nhân sự giữa các nhiệm vụ mua hàng. Sự luân phiên thay đổi thường xảy ra mỗi năm.

Một biện pháp phòng ngừa khác là hạn chế quyền mua của người mua khi không có sự chấp thuận của cấp cao hơn. Ví dụ, chính sách của một công ty có thể hạn chế quyền của người mua chỉ được ký kết hợp đồng mua hàng với số lượng là $ 10,000 hoặc ít hơn.Hợp đồng lớn hơn $ 10,000 yêu cầu chữ ký của một người quản lý. Một người mua phải biện hộ cho những quyết định lựa chọn dựa trên các tiêu chí thumua được sát lập trước khi chốt ký kết. Điều này cung cấp một hệ thống kiểm tra, cân bằng và làm giảm khả năng lựa chọn nhà cung cấp phi đạo đức.

Mặc dù có một ranh giới giữa hành vi đạo đức và pháp lý, chúng tôi tin rằng đạo đức phải luôn luôn đi đầu tiên. Tuy nhiên, điều quan trọng là một quản lý mua hàng đạt tiêu chuẩn phải tăng cường sự hiểu biết chi tiết về luật thu mua. Có kiến thức tốt về các vấn đề pháp lý có thể có một tác động tích cực đến các hoạt động hàng ngày và lâu dài trong nghề.

NGUỒN: sách quản lý mua hàng và chuôi cung ứng của Mỹ

Dịch ngày 27/05/2016

Ms Mạch Thục Trinh
Thực tập sinh
Phòng R&D
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

Kiểm tra nguồn tin

Ms Trần Thị Hạnh Mai
Trưởng R&D,
Phòng R&D
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

----

Để nhận được các bài nghiên cứu về MUA HÀNG hàng tuần và tham gia họp mặt trao đổi chia sẻ kinh nghiệm mua hàng. Hãy đăng ký tham gia CLB KIỂM SOÁT CHUỖI CUNG ỨNG hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:

http://goo.gl/forms/lQqAhGz8aO

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Văn phòng: lầu 11, Tòa Nhà Hải Âu, số 39B, đường Trường Sơn, P4, Q Tân Bình

Web: http://kiemsoat.weebly.com

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI