KIỂM SOÁT MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG: KIỂM SOÁT HÀNH VI THU MUA: TUÂN THỦ ĐẠO ĐỨC MUA HÀNG (PHẦN 4)

NHỮNG HÀNH VI PHI ĐẠO ĐỨC TRONG THU MUA

Các định nghĩa về hành vi đạo đức có thể khác biệt từ người mua này đến người mua khác hoặc từ công ty này đến công ty khác. Mặc dù có những khác biệt có thể tồn tại, nhưng hầu hết các chuyên gia sẽ có nhận định chắc chắn rằng những hành vi hay hành động nào là phi đạo đức. Hầu hết các công ty đã thành lập các hướng dẫn đó củng cố thêm rằng những hành vi này là phi đạo đức và do đó không thể chấp nhận. Một số trong những hành vi được liệt kê dưới đây.

Hành vi ‘Có qua có lại’

Hành động này bao gồm việc đưa ra những đối xử đãi ngộ cho các nhà cung cấp cũng là khách hàng của các tổ chức thu mua. Nói một cách đơn giản hơn, nó đề cập đến một cuộc dàn xếp thu mua với mệnh lệch: "Tôi sẽ mua từ bạn nếu bạn mua từ tôi." Ủy ban Thương mại Liên bang (FTC) đã đưa một lập trường quyết liệt chống lại thỏa thuận thu mua đối ứng, phán quyết rằng nó là bất hợp pháp "để cố tình sử dụng sức mua lớn nhằm hạn chế các cơ hội cạnh tranh trên thị trường." Trong những năm 1970, nhiều doanh nghiệp lớn tham gia vào thỏa thuận với FTC cấm mua đối ứng. Những doanh nghiệp này cũng loại bỏ các phòng ban thương mại nội bộ của họ đã thành lập để phối hợp với những thỏa thuận này.

Những phán quyết của FTC đã thuyết phục hầu hết các công ty cấm mua đối ứng.Hầu hết các công ty đều công nhận quyền lợi của khách hàng để xem xét như là một nhà cung cấp tiềm năng.Mặc dù vậy, một người mua hàng chỉ cần dựa vào tiêu chí thực hiện hợp pháp để đánh giá khả năng củanhà cung cấp.

Mua hàng cá nhân

Điều này xảy ra khi bộ phận thu mua sắm sửa nguyên vật liệu cho các nhu cầu cá nhân của nhân viên. Một số tiểu bang đã nghiêm cấm các hoạt động như vậy với các đạo luật gọi là "luật chệch hướng thương mại." Những điều luật này cấm thumua từ việc tham gia vào hoạt động mua sắm cá nhân đối với các mặt hàng không cần thiết trong quá trình kinh doanh thông thường. Có một số ngoại lệ đối với những luật này. Ví dụ, một công ty có thể mua giày, mũ, găng tay bảo hộ, hoặc thậm chí các công cụ đặc biệt theo yêu cầu của người lao động. Một bộ phận thu mua có thể sử dụng kiến thức của mình để mua sản phẩm phù hợp với các tiêu chuẩn chất lượng cụ thể. Mua sắm cá nhân là một phạm vi lĩnh vực không rõ ràng đối với một số bộ phận thu mua. Một số công ty xem mua sắm cá nhân như là một lợi ích phụ và dịch vụ cho người lao động. Các doanh nghiệp khác thẳng thừng cấm việc thực hành.Một người mua khi đối mặt với một yêu cầu mua sắm cá nhân cần phải xác định tình trạng pháp lý của việc thực hiện, và sau đó thảo luận về chủ đề với quản lý.

Chấp nhận ưu đãi từ nhà cung cấp

Chấp nhận quà tặng và ưu đãi từ nhà cung cấp là hành vi vi phạm đạo đức phổ biến nhất liên quan đến người mua. Những quà tặng và ưu đãi có thể ảnh hưởng đến sự phán xét của người mua khi đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp có khả năng nhất.Các chính sách về dịch vụ cung cấp thường là một vấn đề khó hiểu.Những điểm nào thể hiệncác món quà hoặc ưu đãi của nhà cung cấp xuất phát từ một biểu hiện thiện chí với kinh doanh của công ty là một nỗ lực gây ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của người mua?Chấp nhận quà miễn phí từ các nhà cung cấp tiềm năng đặc biệt đáng nghi vấn.Ở đây, một nhà cung cấp thậm chí không có một hợp đồng mua bán.Các công ty có thể giải quyết vấn đề này trong chính sách đạo đức của họ bằng cách xác định chính xác những gì người mua có thể chấp nhận từ một nhà cung cấp.

Thủ đoạn (phi đạo đức)

Một thủ đoạn bất lương là bất kỳ báo cáo sai lạc nào được thực hiện bởi người mua, nó rơi vào một loại gian lận thực tế. Thủ đoạn bất lương xảy ra bất cứ khi nào một người mua "chơi trò chơi" với một nhà cung cấp và hoạt động một cách lén lút. Việc thực hành bao gồm nhiều hành vi khác nhau:

• Sử dụng một cách cố ý những thông tin sai lệch, khi người mua cố tình lừa dối một nhà cung cấp để nhận một số lợi thế. Ví dụ, yêu cầu báo giá sao cho thổi phồng số lượng và sau đó đặt hàng nhỏ hơn với mức giá giảm là một cách sử dụng cố ý những thông tin sai lệch.

• Phóng đại vấn đề. Người mua thổi phồng quy mô của một nhà cung cấp để nhận được một chiết khấu lớn hơn hoặc nhượng bộ từ một nhà cung cấp đang sử dụng một thủ đoạn bất lương.

• Yêu cầu gọi thầu từ các nhà cung cấp không đủ tiêu chuẩn cho một mục đích duy nhất để dồn ép những nhà cung cấp đạt chuẩn đưa ra cái giá thấp hơn. Một người mua chỉ nên yêu cầu chào giá từ các nhà cung cấp đủ điều kiện.

• Có được thông tin một cách không công bằng thông qua sự lừa dối.

• Chia sẻ thông tin về báo giá cạnh tranh. Tính toàn vẹn của quá trình cạnh tranh đấu thầu đòi hỏi tính bảo mật. Người mua người chia sẻ thông tin báo giá của nhà cung cấp đã vi phạm đạo đức của quá trình đấu thầu.

• Không bồi thường cho một nhà cung cấp về việc thiết kế hoặc các công việc khác. Người mua thường yêu cầu thiết kế và hỗ trợ tiết kiệm chi phí từ các nhà cung cấp. Một nhà cung cấp giúp người mua sẽ nhận được đền bù xứng đáng cho những nỗ lực của mình.

• Lợi dụng tình hình tài chính không lành mạnh của một nhà cung cấp. Một người mua cố ý gây áp lực cho một nhà cung cấp đang gặp khó khăn về tài chính để họ được cung cấp một mức giá thấp hơn bình thường, điều đó đã đặt các nhà cung cấp vô tình trạng nguy hiểm về tài chính hơn nữa. Lợi dụng một nhà cung cấp nhạy cảm về vấn đề tài chính là một hành vi kinh doanh phi đạo đức.

• Nói dối hoặc gây hiểu nhầm. Bất kỳ ví dụ nào về việc nói dối hoặc gây hiểu lầm cho người bán là một thủ đoạn bất lương.

Mâu thuẫn lợi ích tài chính

Khi một doanh nghiệp cấp quyền kinh doanh cho nhà cung cấp bởi vì người mua hàng, gia đình của người mua, hoặc người thân có lợi ích tài chính trực tiếp liên quan đến nhà cung cấp, điều này được coi là một hành vi phi đạo đức nghiêm trọng. Hành vi này là một trong những lý do nhiều công ty yêu cầu nhân viên lên chi tiết các khoản đầu tư vào các công ty bên ngoài.

Ký kết một hợp đồng mua bán với một công ty trong đó người mua có lợi ích tài chính cá nhân đáng kể (so với việc sở hữu một quỹ tương hỗ đang sở hữu một lượng nhỏ cổ phiếu trong công ty) là một vi phạm nghiêm trọng về đạo đức. Hành động này tương tự như một nhà điều hành mua hoặc bán chứng khoán vì thông tin nội bộ, đó là một hành động bất hợp pháp.

Ảnh hưởng và Đạo đức

Ảnh hưởng và những nỗ lực gây ảnh hưởng đến các quyết định tồn tại vào một số thời điểm trong chuỗi cung ứng. Gần đây, Viện quản lý nguồn cung của Uỷ ban tiêu chuẩn đạo đức (ISM) đã giải quyết vấn đề quan trọng này. Ảnh hưởng có thể được định nghĩa theo nhiều cách. Thông dụng nhất, ảnh hưởng được định nghĩa là sức mạnh để thống trị: " Với sức mạnh này,một người có thể ảnh hưởng đến suy nghĩ hay hành động của người khác bằng các phương tiện lập luận, minh họa, hoặc sức mạnh của nhân cách" Các chuyên gia cung ứng thường xuyên đưa ra quyết định về những gì tổ chức của họ mua, người họ mua, họ mua bao nhiêu, và làm thế nào họ mua nó. Thông thường, họ cũng có đầu vào cho các chi tiết kỹ thuật và các yêu cầu xung quanh việc mua bán. Các nhà cung cấp thường xuyên làm việc để ảnh hưởng đến các quyết định của các chuyên gia cung ứng.

Chuyên gia cung ứng phải vượt qua những khía cạnh tiêu cực của ảnh hưởng để đảm bảo rằng họ là chủ thể trong quá trình ra quyết định của họ và họ đang hoạt động một cách có đạo đức. Ảnh hưởng như là (1) nhà cung cấp chia sẻ những ý tưởng mới, phương pháp và công nghệ, (2) chia sẻ dữ liệu khi được tham gia sớm vào vấn đề thiết kế, và (3) một nhóm xuyên chức năng được tham gia vào phân tích so sánh các nhà cung cấp cạnh tranh tích cực và ảnh hưởng phù hợp; họ thêm giá trị cho việc ra quyết định, trong khi các ảnh hưởng khác có thể làm giảm chất lượng của các quyết định. Những nguồn tiêu cực của ảnh hưởng sẽ mâu thuẫn với mục tiêu của các chuyên gia cung ứng và các nhà lãnh đạo khác trong việc quản lý trách nhiệm của mình theo hướng dẫn đạo đức được quy định bởi tổ chức của họ hoặc ISM. Ví dụ về các ảnh hưởng tiêu cực bao gồm (1) xem lợi ích cá nhân ưu tiên hơn lợi ích của chủ lao động; (2) chia sẻ không hợp lệ các thông tin bí mật hoặc độc quyền với các nhà cung cấp; và (3) nhận quà tặng, giải trí, hoặc các bữa ăn như là một phần thưởng cho một quyết định – cái mà có thể được thực hiện theo khuynh hướng có lợi cho nhà cung cấp. Những yếu tố tiêu cực có thể có một tác động tiêu cực lên một tổ chức.

Một cuộc khảo sát đạo đức thực hiện bởi Uỷ ban Tiêu chuẩn đạo đức của ISM (xem tr. 572) cho thấy ảnh hưởng là một thách thức cho các chuyên gia cung ứng. Kết quả khảo sát liên quan đến ảnh hưởng tiết lộ rằng những ưu đãi không thích hợp cho các nhà cung cấp trong các quyết định tìm nguồn cung ứng là một mối quan tâm từ 34% số người được hỏi khảo sát, và chính trị không phù hợp ảnh hưởng đến quyết định tìm nguồn cung ứng là một mối quan tâm đến 46% số người được hỏi. Mặc dù chỉ có 6-7% của các chuyên gia cung ứng lo ngại về quà tặng, giải trí, và các bữa ăn ảnh hưởng đến quyết định tìm nguồn cung ứng trong chức năng của họ, hơn 40% số người được khảo sát cho thấy các cá nhân bên ngoài chức năng của họ đã nhận được quà tặng, giải trí, hoặc các bữa ăn từ nhà cung cấp. Điều quan trọng là chuyên gia cung ứng phải nhận thức được sự tinh tế của ảnh hưởng để họ có thể quản lý tốt hơn các tác động tiềm năng về các quyết định và hành vi của họ. Bất kể nền văn hóa hay lục địa, ảnh hưởng là một thực tế, và mục tiêu của các chuyên gia cung ứng là quản lý nó một cách thích hợp.

Quy định chuyên nghiệp về đạo đức của Viện quản lý nguồn cung ứng (ISM)

Viện quản lý nguồn cung ứng là tổ chức lớn nhất đại diện cho các ngành nghề thu mua. Năm 1959, ISM chính thức thông qua tiêu chuẩn ứng xử ban đầu của nó. Tài liệu phục vụ như một hướng dẫn cho các thành viên ISM bằng cách áp đặt quy tắc ứng xử, đặc biệt là khi công ty riêng của người mua thiếu một chính sách hoặc tuyên bố về đạo đức.

BẢNG KHẢO SÁT ĐẠO ĐỨC CỦA ISM: VẤN ĐỀ ẢNH HƯỞNG	KHÔNG ẢNH HƯỞNG	ẢNH HƯỞNG
Đây là những trường hợp mà tổ chức của bạn đưa ra những ưu đãi không thích đáng cho nhà cung cấp trong quyết định tìm nhà cung ứng	66%	34%
Những chính sách trong tổ chức của bạn không phù hợp ảnh hưởng đến quyết định tìm nhà cung ứng	54%	46%
Quà tằng hoặc giải trí không ảnh hưởng đến quyết định tìm nhà cung ứng trong việc thực hiện chức năng của bạn	93%	7%
Các bữa ăn cùng với nhà cung cấp ảnh hưởng quyết định tìm nhà cung ứng trong việc thực hiện chức năng của bạn	94%	6%
Những chức năng bên ngoài khác của bạn đã nhận được những quà tặng hoặc giải trí từ nhà cung cấp của chính sách tổ chức của bạn	55%	45%
Nguồn: Bảng khảo sát đạo đức của ISM 2006

Theo lời của quy định này, "Đây là một điều cần thiết cho tất cả chúng ta khi thực hiện một quy tắc nghiêm ngặt về hành vi cá nhân để đảm bảo rằng các mối quan hệ có tính chất làm thỏa hiệp, hoặc thậm chí sự xuất hiện của các mối quan hệ như vậy, phải được tránh triệt để." Tài liệu này phản ánh những cam kết của ISM về hành vi đạo đức và các giao dịch kinh doanh công bằng.

Các tiêu chuẩn ứng xử nêu rõ ba nguyên tắc hướng dẫn thực hiện thu mua:

(1) Trung thành với công ty, (2) Công bằng đối với những nhà cung cấp mà người mua đang giao dịch, và (3) Uy tín trong nghề mua. Từ những nguyên tắc này của ISM đã khởi nguồn cho những tiêu chuẩn của thu mua thực tế và quy định đạo đức:

1. Đầu tiên, xem xét lợi ích của công ty bạn trong tất cả các giao dịch, sau đó thực hiện và tin tưởng vào các chính sách đã được thành lập.

2. Hãy tiếp nhận tư vấn có thẩm quyền từ các đồng nghiệp của bạn và được hướng dẫn bởi luật sư, như vậy sẽ không làm ảnh hưởng đến phẩm giá và trách nhiệm công việc của bạn.

3. Mua mà không thành kiến, tìm kiếm để có được giá trị tối đa cho mỗi đô la chi tiêu ra ngoài.

4. Phấn đấu liên tục cho việc củng cố kiến thức về nguyên vật liệu và quy trình sản xuất, xây dựng phương pháp thực tế để tiến hành công việc của bạn.

5. Theo dõi và làm việc một cách trung thực và thành thật trong mua hoặc bán, tố cáo mọi hình thức và các biểu hiện của hối lộ thương mại.

6. Nhất trí tiếp nhận một cách nhanh chóng và lịch sự là điều kiện cho phép để tất cả những ai hướng về một sứ mệnh kinh doanh hợp pháp.

7. Tôn trọng các nghĩa vụ của mình và yêu cầu các nghĩa vụ và mối quan tâm của bạn cũng phải được tôn trọng, phù hợp với thực tiễn kinh doanh.

8. Tránh thủ đoạn bất lương.

9. Tư vấn và hỗ trợ cho các đồng nghiệp quản lý thu mua trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình, bất cứ khi nào có dịp.

10. Phối hợp với các tổ chức, cá nhân tham gia vào các hoạt động được thiết kế để tăng cường sự phát triển và vị thế của thu mua.

Những tiêu chuẩn này thường giúp định hướng các quy định và chính sách về đạo đức ứng xử của một doanh nghiệp.

Các tiêu chuẩn của ISM đã đưa ra tuyên bố cụ thể rằng các thành viên của nó phải duy trì các tiêu chuẩn với một mức độ thậm chí còn cao hơn so với những gì được xã hội chấp nhận, điều này sẽ trở thành "bài kiểm tra thực sự về sự vĩ đại." Điều đó cũng được nêu trong quy định như sau:

Không có gì có thể làm suy yếu sự tôn trọng đối với nghề thu mua nhiều hơn là hành động không chính đáng liên quan đến quà tặng, tiền thưởng, hoặc các ưu đãi của một phần các thành viên trong tổ chức. Những người tham gia vào thu mua không nên chấp nhận từ bất kỳ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tiềm năng nào về tiền bạc, quà tặng, hoặc lợi ích – điều mà có thể làm ảnh hưởng, hoặc bị nghi là ảnh hưởng đến các quyết định mua hàng của họ. Chúng ta phải từ chối chấp nhận hoặc phải trả lại bất kỳ quà tặng hay lợi ích nào được đề nghị cho chúng ta hoặc các thành viên trong gia đình của chúng ta. Lời từ chối những món quà hoặc các ưu đãi phải được thực hiện kín đáo và lịch sự. Bối rối có thể có do từ chối không phải là một cơ sở cho ngoại lệ.

Các tiêu chuẩn ứng xử của ISM là một tài liệu mạnh mẽ. Nó giữ cho những hành vi ứng xử trong nghề thu mua đạt mức độ cao nhất về đạo đức. Các công ty thuộc mọi quy mô từ nhiều ngành công nghiệp đã sử dụng các Quy tắc đạo đức làm hướng dẫn khi xây dựng chính sách đạo đức của riêng họ.

NGUỒN: sách quản lý mua hàng và chuôi cung ứng của Mỹ

Dịch ngày 27/05/2016

Ms Mạch Thục Trinh
Thực tập sinh
Phòng R&D
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

Kiểm tra nguồn tin

Ms Trần Thị Hạnh Mai
Trưởng R&D,
Phòng R&D
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

----

Để nhận được các bài nghiên cứu về MUA HÀNG hàng tuần và tham gia họp mặt trao đổi chia sẻ kinh nghiệm mua hàng. Hãy đăng ký tham gia CLB KIỂM SOÁT CHUỖI CUNG ỨNG hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:

http://goo.gl/forms/lQqAhGz8aO

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Văn phòng: lầu 11, Tòa Nhà Hải Âu, số 39B, đường Trường Sơn, P4, Q Tân Bình

Web: http://kiemsoat.weebly.com

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI